Visitar uma feira de negócios pode concentrar em poucos dias uma quantidade de contatos, informações e oportunidades que você levaria semanas ou meses para obter por outros meios.
Mas existe uma diferença enorme entre simplesmente comparecer a uma feira e fazer uma visita profissional bem planejada.
Quanto maior o evento, mais importante se torna a preparação. Algumas feiras chegam a reunir milhares de expositores distribuídos por diferentes pavilhões, além de uma extensa agenda de eventos paralelos, como congressos, palestras, demonstrações, workshops e reuniões.
Sem algum planejamento, é muito fácil passar o dia caminhando, acumulando catálogos e fotografias e, no final, perceber que justamente aquela empresa ou palestra que mais interessava ficou para trás.
A preparação não tem como objetivo transformar a visita em uma operação militar, mas garantir que aquilo que é importante não seja perdido e, ao mesmo tempo, abrir espaço para as descobertas inesperadas que fazem parte de uma boa feira.
Comece definindo porque você está indo.
Antes de estudar o mapa ou a lista de expositores, responda a uma pergunta aparentemente simples:
Por que estou visitando esta feira?
Cada profissional ou empresa possui suas próprias razões para visitar uma feira. O importante é transformá-las em resultados concretos.
Você pode estar procurando novos fornecedores, equipamentos, matérias-primas ou tecnologias. Pode querer conhecer tendências, comparar soluções, acompanhar concorrentes, encontrar parceiros comerciais, desenvolver produtos ou simplesmente compreender melhor determinado mercado.
Em vez de definir apenas “conhecer fornecedores”, por exemplo, você pode estabelecer que pretende identificar pelo menos algumas empresas capazes de fornecer determinado produto, entender as principais alternativas disponíveis e descobrir quais delas merecem uma avaliação posterior.
Uma pergunta ajuda bastante: O que preciso trazer para considerar que a visita valeu a pena?
A resposta será diferente para cada empresa e para cada visitante.
Converse com sua equipe antes da feira
Mesmo quando apenas uma pessoa participa do evento, a visita pode ser útil para várias áreas da empresa.
Compras pode estar procurando novos fornecedores. Engenharia pode ter dúvidas sobre determinado equipamento. Produção pode estar enfrentando um problema específico. Desenvolvimento de Produtos pode querer conhecer novos materiais. Marketing pode estar interessado em observar tendências, posicionamento e comunicação.
Antes de viajar, vale perguntar: “Alguém precisa que eu investigue alguma coisa nesta feira?”
Uma pergunta técnica levada ao expositor certo pode transformar uma visita individual em uma fonte de informação para diferentes áreas da organização.
Para pequenas empresas, essa lógica continua sendo válida, pois é comum que a mesma pessoa acumule as funções de comprador, vendedor, gestor e responsável pelo desenvolvimento do negócio. Nesse caso a preparação torna-se ainda mais útil, pois ajuda a treinar o olhar para as diferentes oportunidades que uma feira pode oferecer.
Estude a lista de expositores e crie seu roteiro
Uma das etapas mais importantes da preparação é consultar antecipadamente quem estará expondo. Quando não há uma lista atual de fornecedores, uma dica é conferir os resultados de edições anteriores.
Porém, não basta criar uma lista enorme de empresas, é preciso estabelecer prioridades. Uma divisão simples costuma funcionar bem:
- Imperdíveis: empresas que você realmente precisa visitar.
- Importantes: empresas que gostaria de conhecer.
- Explorar: empresas interessantes que poderão ser visitadas se houver tempo.
Esta classificação é especialmente útil em eventos grandes. Se o dia ficar mais corrido do que o previsto (o que é algo bastante comum), você saberá imediatamente o que não pode ficar de fora.
Também não concentre toda a sua atenção nas maiores marcas. Pequenos fabricantes, startups, novos expositores, universidades, centros de pesquisa e áreas dedicadas à inovação podem apresentar algumas das soluções mais interessantes da feira.
O tamanho do estande não determina a relevância da descoberta.
Pesquise os expositores prioritários antes de encontrá-los
Depois de selecionar as empresas mais importantes, faça uma pesquisa rápida sobre elas.
Conhecer previamente seus produtos, serviços e áreas de atuação evita gastar os primeiros minutos da conversa descobrindo informações básicas que estavam disponíveis no site. Um cuidado simples, que permite fazer perguntas melhores.
Caso exista uma necessidade específica, registre-a antes da visita. Assim, em vez de perguntar apenas “o que vocês fazem?”, você poderá iniciar uma conversa muito mais produtiva sobre aplicações, capacidade, prazo, especificações, personalização, distribuição ou qualquer outro aspecto relevante para sua empresa.
Desenvolvemos um prompt que você pode usar em qualquer IA para identificar rapidamente os pontos relevantes de cada empresa e em quais aspectos elas podem vir a ser um parceiras de negócios relevantes. Caso queira receber este prompt gratuitamente, envie seu nome e nome de sua empresa, para o WhatsApp, que iremos lhe enviar o arquivo gratuitamente.
Muito mais do que apenas estandes
Uma feira pode conter vários eventos dentro do próprio evento, como congressos, palestras, workshops, demonstrações técnicas, rodadas de negócios, visitas técnicas, lançamentos e encontros promovidos por associações ou empresas podem oferecer informações e contatos tão interessantes quanto aqueles encontrados nos estandes.
Consulte a programação com antecedência, pois algumas atividades exigem inscrição adicional ou possuem número limitado de participantes.
Deixar para analisar a programação no próprio pavilhão aumenta bastante a possibilidade de descobrir, tarde demais, que aquela palestra que você gostaria de acompanhar aconteceu pela manhã.
Em alguns eventos, é possível conhecer de perto especialistas reconhecidos e ampliar um network qualificado.
Agende antecipadamente as reuniões realmente importantes
Caso haja alguma empresa ou profissional com quem você tenha interesse em conversar, não dependa exclusivamente da sorte. Feiras são ambientes movimentados e, no momento em que você estiver visitando o estande, a pessoa que você procura pode estar atendendo outro visitante, participando de uma reunião, fazendo uma apresentação ou estar até mesmo fora.
Quando o encontro for realmente importante, tente agendá-lo antecipadamente.
Isso é particularmente relevante quando a feira envolve uma viagem longa ou internacional, ou quando o objetivo principal da visita depende daquele contato.
O restante da agenda, porém, não precisa ficar completamente ocupado. Uma programação excessivamente rígida cria outro problema: não sobra tempo para explorar a feira.
Monte um roteiro inteligente
Em grandes feiras, deslocamento custa tempo e pode ser bem cansativo. Por isso, sempre que possível, organize um roteiro básico, para um melhor aproveitamento.
Visitar uma empresa no pavilhão 1, atravessar o evento para chegar ao pavilhão 4 e depois descobrir que o próximo expositor está novamente no pavilhão 1 não é uma utilização muito eficiente do dia.
Depois de definir as prioridades, localize os principais expositores no mapa e agrupe as visitas sempre que possível. Não se esqueça de incluir no roteiro os horários de palestras e reuniões já marcadas.
Mas existe uma regra importante: não transforme o roteiro em uma prisão, pois parte do valor de uma feira está justamente naquilo que não estava previsto.
Reserve algum tempo para caminhar, observar e parar diante de uma empresa que chamou sua atenção.
Prepare-se também para se apresentar
Mesmo que seu objetivo principal seja procurar fornecedores, você estará diante de dezenas de profissionais do seu mercado. Por isso, esteja preparado para explicar rapidamente quem você é, o que sua empresa faz e o que está procurando.
Dependendo do setor e do perfil do evento, cartões de visita ainda podem ser úteis. Em outros casos, um QR Code direcionando para o site, LinkedIn, catálogo digital ou apresentação da empresa pode ser mais prático.
Caso você produza algo que possa ser apresentado facilmente, e isso fizer sentido para seus objetivos, pequenas amostras também podem ser muito úteis.
Uma visita pode começar como pesquisa de fornecedores e terminar com a descoberta de um novo cliente, distribuidor, representante, parceiro ou possibilidade de cooperação.
A feira é uma via de mão dupla.
Planeje também os detalhes práticos da visita
Há uma dimensão muito prática que costuma ser esquecida: visitar uma grande feira pode significar passar muitas horas caminhando e em pé.
Verifique antecipadamente transporte, estacionamento, acesso ao pavilhão, alimentação, horários e regras do evento.
Use roupas adequadas ao ambiente profissional, mas considere conforto e mobilidade. Principalmente, escolha calçados confortáveis e já testados. Uma feira importante não é o melhor lugar para estrear um sapato.
Em visitas muito longas, levar um segundo par pode ser uma boa ideia. Em alguns casos, até mesmo uma camisa reserva, para lugares quentes ou caso haja algum problema com a refrigeração do ambiente.
Também verifique se existem guarda-volumes ou lockers e quais são as regras para entrada com bolsas, malas, equipamentos, alimentos ou amostras.
Em grandes feiras, uma pequena mala leve com quatro rodas giratórias pode ser bastante útil para transportar catálogos, amostras e materiais recebidos ao longo do dia, desde que seja permitida pelo evento.
O detalhe das quatro rodas parece pequeno até você passar horas puxando uma mala de duas rodas pelos corredores.
Prepare seu kit de trabalho
Antes de sair para a feira, confira também aquilo que permitirá registrar informações durante o dia.
Celular carregado, carregador, power bank e cabos são itens básicos.
Garanta espaço suficiente no aparelho para fotografias e vídeos e deixe facilmente acessível o aplicativo que utiliza para notas ou gravações de áudio.
Em pavilhões muito movimentados, a conexão pode ficar instável. Portanto, informações importantes, ingressos, credenciais, mapas ou documentos que possam ser necessários devem estar disponíveis mesmo sem acesso à internet, sempre que possível. Considere a necessidade de imprimir alguns itens.
Papel e caneta continuam sendo um excelente sistema de backup.
Dicas simples para organizar seus registros
Esse ponto merece atenção especial.
Durante uma feira, você pode visitar dezenas de empresas e fotografar máquinas, produtos, embalagens, materiais e demonstrações.
Naquele momento, tudo parece perfeitamente identificável. Algumas horas depois, não necessariamente.
Uma prática muito simples ajuda bastante: antes de começar a fotografar um estande, fotografe o nome da empresa.
Essa imagem funciona como um separador visual. Todas as fotografias seguintes pertencem àquele expositor até aparecer a fotografia do próximo estande.
E há informações que uma fotografia não consegue registrar.
Quando alguma solução chamar sua atenção, faça uma nota rápida ou grave áudios com suas próprias observações. Comece dizendo o nome da empresa ou o número do estande e registre imediatamente porque aquilo pareceu interessante.
Pode ser algo como: “Sistema de troca rápida de ferramenta. Parece reduzir bastante o tempo de setup. Verificar se pode ser adaptado às nossas máquinas e pedir a ficha técnica.”
Fotos e vídeos registram o que você viu. Anotações e áudios lembram porque aquilo chamou sua atenção.
Um sistema padronizado de registro será extremamente importante quando você organizar as informações depois da feira.
Não confie apenas na memória
É surpreendente a velocidade com que detalhes começam a desaparecer depois de várias horas de visita.
Você pode olhar para uma fotografia e reconhecer perfeitamente uma máquina, um produto ou um estande, mas já não lembrar o que havia ali que fez você parar para fotografar.
Por isso, é importante registrar as informações enquanto elas ainda estão frescas.
E, se durante uma conversa surgir um compromisso (solicitar uma proposta, enviar uma especificação, pesquisar uma tecnologia ou apresentar aquela solução para alguém da empresa), registre também o próximo passo a ser dado.
O objetivo não é voltar da feira com centenas de fotografias. É voltar com registros que continuem fazendo sentido quando você olhar para eles novamente.
Deixe espaço para aquilo que você não estava procurando
Finalmente, uma boa preparação não deve eliminar a curiosidade.
Além das empresas e soluções que fazem parte dos seus objetivos, observe o que aparece repetidamente nos corredores.
Novos materiais, tecnologias, aplicações, argumentos comerciais, formas de apresentar produtos, novos participantes e problemas que várias empresas parecem estar tentando resolver podem revelar movimentos importantes do mercado.
Pergunte a si mesmo durante a visita: O que encontrei aqui que não esperava encontrar?
Essa talvez seja uma das perguntas mais produtivas que um visitante pode levar para uma feira.
O objetivo do planejamento não é prever tudo o que acontecerá, mas garantir que aquilo que você já sabe ser importante receba atenção suficiente — deixando tempo e disposição para perceber aquilo que ainda não conhece.
Porque uma boa feira pode oferecer muito mais do que aquilo que estava na sua lista.
Planeje o essencial. Descubra o inesperado.
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